UID-Nummer automatisch prüfen

Eine UID-Nummer prüfst du über das EU-System VIES oder das Bestätigungsverfahren in FinanzOnline. Firmenakte prüft UIDs aus allen EU-Staaten und Nordirland über VIES und ordnet das Ergebnis gleich dem passenden Unternehmen im Firmenbuch zu. Das geht auf der Plattform, im Chat über den MCP-Server und im KI-Agenten von Firmenakte und automatisiert über die API.

Eine Rechnung an eine falsche UID-Nummer fällt meistens erst auf, wenn das Finanzamt fragt. Dann ist die Lieferung schon draußen und die Steuerbefreiung womöglich weg. Die Prüfung dauert Sekunden, wird aber selten gemacht, weil sie Handarbeit ist. Wie sie automatisch passiert.

Warum die UID-Prüfung zählt

• Steuerfreie EU-Lieferungen. Seit 2020 ist eine gültige UID des Abnehmers aus einem anderen Mitgliedstaat eine materielle Voraussetzung für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung (ICON). Ohne gültige UID keine Steuerbefreiung.
• Rechnungsmerkmal im Inland. Bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto muss auch die UID des Leistungsempfängers auf der Rechnung stehen (§ 11 UStG).
• Sorgfalt. Eine dokumentierte Prüfung zeigt, dass du die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns angewendet hast. Wie oft du prüfst, schreibt das Gesetz nicht vor.

Der Unterschied zwischen VIES und FinanzOnline

Das Unternehmensserviceportal empfiehlt Stufe 2 vor allem bei neuen Geschäftsbeziehungen und Zweifeln. Eine Bestätigung gilt für den Tag der Abfrage. In der Praxis ergänzen sich beide Wege: Stufe 2 als Beleg bei der Anlage eines EU-Kunden, die automatisierte VIES-Prüfung für den laufenden Bestand.

Vier Wege, eine UID mit Firmenakte zu prüfen

Was die Prüfung zurückgibt

Jede Prüfung liefert ein Ergebnis mit Quelle und Zeitpunkt. Ein Beispiel für eine österreichische UID:

{
  "verification": {
    "uid": "ATU14490102",
    "status": "valid",
    "source": "vies",
    "verifiedAt": "2026-11-03T16:51:00Z",
    "name": "PORR AG",
    "address": "Absberggasse 47\nAT-1100 Wien",
    "requestDate": "2026-11-03T00:00:00Z"
  },
  "companyMatch": {
    "status": "matched",
    "company": {
      "id": "C-961K-AEJH",
      "fnr": "34853f",
      "name": "PORR AG"
    }
  },
  "cached": false
}

• status ist valid oder invalid. Kann VIES nicht antworten, kommt ein Fehler zurück, nie ein falsches invalid.
• verifiedAt ist der Zeitpunkt der Prüfung. Er gehört in deinen Datensatz als Nachweis.
• name und address liefert VIES nur, wenn der jeweilige Mitgliedstaat sie freigibt.
• companyMatch ordnet die UID dem Unternehmen im Firmenbuch zu, samt Firmenakte-ID und Firmenbuchnummer. Kein Treffer heißt nicht, dass die UID ungültig ist, etwa bei ausländischen Firmen.

Automatisch prüfen per API

Die Prüfung läuft über POST /api/v2/uid-checks, mit der UID im Feld uid. Alle Felder beschreibt die Dokumentation. Der typische Einsatz ist ein Nachtlauf über alle Kunden mit EU-UID, eine Nummer pro Aufruf, dazu eine Prüfung bei jeder Neuanlage. Ungültige Nummern landen bei der Buchhaltung, bevor die nächste Rechnung rausgeht:

import os, httpx

BASE = "https://api.firmenakte.at/api/v2"
HEAD = {"x-api-key": os.environ["FA_KEY"]}

for kunde in crm.accounts(has_uid=True):
    try:
        r = httpx.post(f"{BASE}/uid-checks", json={"uid": kunde.uid},
                       headers=HEAD, timeout=20)
        r.raise_for_status()
    except httpx.HTTPError:
        crm.retry_later(kunde)              # technischer Fehler ist kein "ungueltig"
        continue
    v = r.json()["verification"]
    crm.update(kunde, {
        "uid_status": v["status"],
        "uid_geprueft_am": v["verifiedAt"],
    })
    if v["status"] == "invalid":
        buchhaltung.alarm(kunde, "UID ungueltig")

Bei inländischen Kunden lohnt zusätzlich der Abgleich über companyMatch: Stimmt die zugeordnete Firmenbuchnummer mit der im CRM überein, ist auch die Zuordnung der Rechnung sauber.

Im Chat mit MCP-Server und Firmen KI

Wer mit Claude oder einem anderen KI-Assistenten arbeitet, bindet den MCP-Server von Firmenakte ein. Die UID-Prüfung steht dann als Werkzeug check_uid zur Verfügung, ohne eine Zeile Code. Typische Fragen:

• „Ist die UID ATU14490102 gültig, und auf welche Firma läuft sie?“
• „Ist die UID unseres neuen Lieferanten noch gültig?“
• „Gehört diese UID zur selben Firma wie die Firmenbuchnummer in unserem CRM?“

Dieselben Fragen beantwortet die Firmen KI direkt auf der Plattform. Geprüft wird jeweils eine UID pro Anfrage.

Was die automatische Prüfung nicht ersetzt

VIES ist kein Stufe-2-Beleg. Für die Dokumentation bei neuen EU-Geschäftsbeziehungen bleibt die Bestätigung der Stufe 2 aus FinanzOnline der sichere Weg. Die automatisierte Prüfung sorgt dafür, dass du später nichts übersiehst.

• Die UID steht nicht im Firmenbuch. Der Abgleich mit dem Unternehmen läuft über Name und Anschrift aus VIES und bekannte Zuordnungen, nicht über ein Registerfeld.
• Nicht jeder Staat liefert Name und Anschrift. Dann bestätigt VIES nur die Gültigkeit, und der Abgleich mit dem Geschäftspartner bleibt bei dir.
• Gültig heißt nicht unbedenklich. Eine gültige UID sagt nichts über Insolvenz, Gewerbe oder Scheinunternehmen. Dafür gibt es die Checkliste Geschäftspartner prüfen.

Die Einführung in drei Schritten

1. UIDs im Stamm sauber erfassen. Mit Länderkürzel, ohne Leerzeichen, ein Feld pro Kunde. Das ist die halbe Arbeit.
2. Prüfung an die Neuanlage hängen. Jeder neue Kunde mit UID wird sofort geprüft, das Ergebnis samt Zeitpunkt landet im Datensatz.
3. Bestand regelmäßig nachprüfen. UIDs werden ungültig, wenn Firmen schließen oder umstrukturieren. Ein Nachtlauf oder wöchentlicher Lauf fängt das ab.

Häufige Fragen

Wie prüfe ich eine UID-Nummer?

Einzeln über den kostenlosen UID-Check von Firmenakte, über VIES oder über das Bestätigungsverfahren in FinanzOnline. Für regelmäßige Prüfungen im eigenen System nutzt du die Firmenakte-API.

Was ist der Unterschied zwischen Stufe 1 und Stufe 2?

Stufe 1 bestätigt nur, dass die UID gültig ist. Stufe 2 bestätigt zusätzlich, dass sie zu Name und Anschrift des Unternehmens gehört. Bei neuen EU-Geschäftsbeziehungen ist Stufe 2 die sichere Wahl.

Wie lange gilt eine UID-Bestätigung?

Nur für den Tag der Abfrage. Deshalb lohnt eine regelmäßige Prüfung des Bestands.

Kann ich mehrere UIDs auf einmal prüfen?

Pro Abfrage wird eine UID geprüft. Für einen ganzen Kundenstamm ruft dein System die API für jede Nummer nacheinander auf, etwa im Nachtlauf.

Steht die UID-Nummer im Firmenbuch?

Nein. Die UID vergibt das Finanzamt, im Firmenbuch steht sie nicht. Firmenakte ordnet geprüfte UIDs dem passenden Firmenbuch-Eintrag zu.

Was bedeutet es, wenn VIES nicht erreichbar ist?

Dann gibt es kein Ergebnis, aber auch kein „ungültig“. Die Prüfung wird später wiederholt.

Fazit

Die UID-Prüfung ist schnell, kostenlos und trotzdem oft vergessen, weil sie Handarbeit ist. Automatisiert läuft sie bei jeder Kundenanlage und jede Nacht mit, egal ob über die API, den MCP-Server oder die Firmen KI. Für den Beleg bei neuen EU-Kunden bleibt Stufe 2 in FinanzOnline die Ergänzung.