Geschäftspartner prüfen mit der Checkliste für Österreich

Einen Geschäftspartner in Österreich prüfst du über öffentliche Register: Firmenbuch samt Jahresabschluss, GISA, Insolvenzdatei, die BMF-Liste der Scheinunternehmen und das UID-Bestätigungsverfahren. Bei Bedarf kommt eine Bonitätsauskunft dazu. Welche davon du brauchst, hängt am Anlass: Ein Neukunde mit Zahlungsziel braucht andere Prüfungen als ein Subunternehmer auf der Baustelle. Firmenakte bündelt die meisten dieser Quellen in einem Profil.

Der Vertrag ist unterschrieben, die erste Lieferung raus, und dann stellt sich heraus: Der Unterzeichner war seit einem Jahr nicht mehr Geschäftsführer. Oder die Firma war schon im Insolvenzverfahren. Fast alles, was man vorher hätte wissen können, steht in öffentlichen Registern. Welche das sind und wie die Prüfung zur Routine wird.

Die Checkliste auf einen Blick

Die Prüfpunkte im Detail

1. Existenz und Identität

Im Firmenbuch stehen alle GmbHs, AGs, FlexCos, OGs und KGs sowie eingetragene Einzelunternehmen (e.U.). Prüfe, ob Firmenwortlaut und Rechtsform exakt zum Angebot passen: Eine „GmbH & Co KG“ ist eine andere juristische Person als die GmbH. Kleine Einzelunternehmen stehen oft nicht im Firmenbuch, für sie ist das GISA die verlässliche Quelle.

2. Vertretung und Zeichnungsberechtigung

Das Firmenbuch nennt Geschäftsführer, Prokuristen und bei der GmbH auch die Gesellschafter. Ob jemand allein oder nur gemeinsam mit einem anderen zeichnen darf, steht ebenfalls dort. Lass dir bei größeren Verträgen zeigen, dass der Unterzeichner aktuell eingetragen ist. Ein Funktionsende wird sonst oft erst bemerkt, wenn es Streit gibt.

Wie Firmen über Personen und Beteiligungen zusammenhängen, zeigt der Artikel Firmenverflechtungen aus Beteiligungen und Funktionen erkennen.

3. Gewerbeberechtigung

Der Unternehmensgegenstand im Firmenbuch sagt nichts darüber, was ein Unternehmen ausüben darf. Das steht im GISA, kostenlos abrufbar. Details im Artikel Gewerbeschein und Gewerbeberechtigung prüfen.

4. Insolvenz

Sanierungs- und Konkursverfahren werden ausschließlich in der Insolvenzdatei der Justiz bekannt gemacht, die Einsicht ist laut oesterreich.gv.at kostenlos. Einträge bleiben grundsätzlich bis ein Jahr nach Verfahrensende abrufbar. Ein leeres Ergebnis heißt also nicht, dass es nie ein Verfahren gab. Bei eingetragenen Unternehmen vermerkt zusätzlich das Firmenbuch ein laufendes Verfahren.

5. Scheinunternehmen

Das BMF veröffentlicht alle rechtskräftig festgestellten Scheinunternehmen. Für Auftraggeber zählt, ob sie bei der Auftragserteilung davon wussten oder wissen mussten. Details im Artikel Scheinunternehmen prüfen und Auftraggeberhaftung vermeiden.

6. Finanzielle Lage

Kapitalgesellschaften legen ihren Jahresabschluss im Firmenbuch offen. Kleine GmbHs zeigen nur die Bilanz, die Aussage steckt im Verlauf mehrerer Jahre. Details im Artikel Jahresabschluss und Bilanz einer Firma einsehen.

7. UID-Nummer

Die UID-Nummer steht nicht im Firmenbuch. Bei Partnern in anderen EU-Staaten prüfst du sie über das UID-Bestätigungsverfahren in FinanzOnline. Stufe 1 bestätigt nur die Gültigkeit, Stufe 2 zusätzlich Name und Anschrift. Bei neuen Geschäftsbeziehungen ist Stufe 2 die sichere Wahl, und der Ausdruck gehört aufbewahrt.

Wie du UIDs automatisch über die API, im KI-Chat oder auf der Plattform prüfst, steht im Artikel UID-Nummer automatisch prüfen.

8. Bonität

Register zeigen, was ein Unternehmen offenlegen muss, nicht wie es zahlt. Zahlungserfahrungen und eine Bonitätsbewertung liefern Auskunfteien wie der KSV1870, gegen Gebühr. Firmenakte vergibt selbst keine Bonitätsbewertung.

Und die wirtschaftlichen Eigentümer? In das Register der wirtschaftlichen Eigentümer dürfen nur Geldwäsche-Verpflichtete wie Banken, Notare oder Steuerberater sowie Personen mit berechtigtem Interesse an der Geldwäscheprävention einsehen (KPMG). Für alle anderen sind die Gesellschafter im Firmenbuch der erste Anhaltspunkt.

Wie gründlich du prüfen musst

Nicht jeder Partner braucht alle acht Punkte. Die Tiefe richtet sich nach dem Risiko, das du eingehst:

Ohne Code auf Firmenakte nachsehen

Für eine einzelne Prüfung suchst du den Partner im Firmenverzeichnis nach Name oder Firmenbuchnummer. Auf der Firmenseite stehen Firmenbuchdaten, Geschäftsführung, Prokura, Gesellschafter, Gewerbeberechtigungen, ein Hinweis bei einem Eintrag in der BMF-Liste und die offengelegten Bilanzkennzahlen zusammen. Laufende Insolvenzverfahren prüfst du zusätzlich in der Insolvenzdatei. Die UID prüfst du mit dem UID-Check.

Alle Punkte mit einem API-Aufruf

Die meisten Prüfpunkte liefert ein einziger Aufruf der Firmendaten API:

curl "https://api.firmenakte.at/api/v2/companies/fnr:$FN?include=people,licenses,notices,accounts" \
  -H "x-api-key: $KEY"

Im Profil stehen isDeleted für gelöschte Firmen, insolvency.inProceeding für ein laufendes Verfahren laut Firmenbuch und flags.isShamCompany für einen Eintrag in der BMF-Liste. Unter people stehen die Funktionen mit Code, etwa GF für Geschäftsführung und PR für Prokura, jeweils mit status. Unter licenses und accounts folgen Gewerbe und Abschlüsse.

Daraus wird eine Checkliste, die dein System selbst ausfüllt:

import os, httpx
from datetime import datetime, timezone

BASE = "https://api.firmenakte.at/api/v2"
HEAD = {"x-api-key": os.environ["FA_KEY"]}

def eintraege(firma, sammlung):
    seite = firma[sammlung]
    while True:
        yield from seite["items"]
        cursor = seite.get("nextCursor")
        if not cursor:
            return
        r = httpx.get(f"{BASE}/companies/{firma['id']}/{sammlung}",
                      params={"cursor": cursor}, headers=HEAD, timeout=15)
        r.raise_for_status()
        seite = r.json()

def checkliste(fn, unterzeichner=None):
    r = httpx.get(f"{BASE}/companies/fnr:{fn}", headers=HEAD, timeout=15,
                  params={"include": "people,licenses,notices,accounts"})
    r.raise_for_status()
    f = r.json()
    organe = {p["person"]["name"] for p in eintraege(f, "people")
              if p.get("status") == "current" and p["function"]["code"] in ("GF", "VM", "PR")}
    gewerbe = list(eintraege(f, "licenses"))
    geloescht = f.get("isDeleted")
    insolvenz = f["insolvency"].get("inProceeding")
    aktives_gewerbe = (True if any(l.get("status") == "active" for l in gewerbe)
                       else False if gewerbe and all(l.get("status") == "inactive" for l in gewerbe)
                       else None)
    return {
        "firmenakte_id": f["id"],
        "nicht_geloescht": None if geloescht is None else not geloescht,
        "kein_laufendes_verfahren_im_firmenbuch": None if insolvenz is None else not insolvenz,
        "nicht_auf_bmf_liste": not f["flags"]["isShamCompany"],
        "aktives_gewerbe": aktives_gewerbe,
        "abschluss_vorhanden": bool(f["accounts"]["items"]),
        "unterzeichner_name_gefunden": unterzeichner in organe if unterzeichner else None,
        "abgerufen_am": datetime.now(timezone.utc).isoformat(),
    }

Ein False ist kein Urteil, sondern ein Grund, genauer hinzusehen. Ob ein fehlender Abschluss ein Problem ist, hängt etwa von der Rechtsform ab. None bedeutet unbekannt und braucht eine Prüfung. Nicht gelöscht bedeutet nicht geschäftlich aktiv; fehlende Insolvenzmerkmale im Firmenbuch sind kein umfassender Insolvenznachweis. Ein Namensfund prüft weder die Identität noch Einzel- oder Gesamtvertretung. Dafür müssen die Vertretungsangaben geprüft werden. Die Beispiele benötigen httpx, FA_KEY und deinen eigenen CRM-Adapter.

Für bestehende Partner liefert GET /changes mit subject und der Firmenakte-ID jede neue Registeränderung zu genau diesem Unternehmen. So siehst du einen Geschäftsführerwechsel, bevor der nächste Vertrag unterschrieben wird.

Die Prüfung dokumentieren

Eine Prüfung, die niemand nachweisen kann, hilft im Streitfall wenig. Halte zu jedem Partner drei Dinge fest:

• Wann geprüft wurde, also Datum und Uhrzeit des Abrufs.
• Was geprüft wurde, also welche Punkte der Checkliste mit welcher Quelle.
• Was herauskam, inklusive der Entscheidung bei Auffälligkeiten.

Bei UID-Abfragen der Stufe 2 ist der Ausdruck aus FinanzOnline ohnehin aufzubewahren.

Die Einführung in drei Schritten

1. Prüftiefe festlegen. Pro Anlass entscheiden, welche Punkte Pflicht sind. Die Tabelle oben ist ein Startpunkt.
2. Prüfung an die Partneranlage hängen. Neue Kunden, Lieferanten und Subunternehmer werden erst nach der Checkliste freigegeben, das Ergebnis landet im Stammsatz.
3. Bestand beobachten. Änderungen im Firmenbuch, neue Insolvenzvermerke, Kundmachungen und Gewerbeänderungen laufen über den Änderungsfeed gegen deine Partnerliste.

Häufige Fragen

Wie kann ich eine Firma in Österreich überprüfen?

Über die öffentlichen Register: Firmenbuch für Identität und Vertretung, GISA für das Gewerbe, Insolvenzdatei für Verfahren, die BMF-Liste für Scheinunternehmen und den Jahresabschluss für die finanzielle Lage. Firmenakte zeigt die meisten dieser Daten gebündelt auf einer Firmenseite.

Ist die Prüfung kostenlos?

GISA, Insolvenzdatei und die BMF-Liste sind kostenlos. Ein Firmenbuchauszug über die Verrechnungsstellen und eine Bonitätsauskunft kosten Gebühren.

Wie erkenne ich, wer eine Firma vertreten darf?

Im Firmenbuch stehen Geschäftsführer und Prokuristen samt der Regel, ob sie allein oder gemeinsam vertreten. Prüfe, ob der Unterzeichner zum Zeitpunkt der Unterschrift eingetragen ist.

Muss ich Geschäftspartner überhaupt prüfen?

Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht. Strenge Prüfpflichten haben Geldwäsche-Verpflichtete wie Banken oder Steuerberater. Für alle anderen schützt eine dokumentierte Prüfung vor Haftung, etwa bei Scheinunternehmen, und vor Zahlungsausfällen.

Wie oft sollte ich prüfen?

Bei der Anlage eines Partners und vor jedem größeren Auftrag. Bestehende Partner beobachtest du laufend, statt sie jährlich neu zu prüfen. Eine UID-Bestätigung gilt nur für den Tag der Abfrage.

Kann ich die wirtschaftlichen Eigentümer einer Firma einsehen?

Nur als Geldwäsche-Verpflichteter oder mit berechtigtem Interesse an der Geldwäscheprävention. Sonst bleiben die Gesellschafter im Firmenbuch der beste öffentliche Anhaltspunkt.

Fazit

Fast alles, was über einen Geschäftspartner wichtig ist, steht in öffentlichen Registern. Das Problem ist nicht der Zugang, sondern dass die Quellen verstreut sind und niemand sie regelmäßig ansieht. Wer die Checkliste an die Partneranlage hängt und den Bestand beobachten lässt, erfährt von Problemen, bevor sie Geld kosten.